- Home | Over PRINCE Benelux | Contact | Site Map | Zoeken
- Internationale vestigingen APMG:
Wat is PRINCE2?
Om alles in de juite context te plaatsen willen wij, vóór we ingaan op de specifieke aspecten van PRINCE2, eerst enkele algemene zaken over projectmanagement aan de orde stellen.
Waarom projectmanagement zo belangrijk is
Elke keer dat we beslissen dat we iets willen doen, ergens naartoe gaan, iets bouwen, iets bereiken, moeten we het antwoord hebben op een aantal vragen. Wat proberen we te doen? Wanneer zullen we beginnen? Wat hebben we nodig? Kunnen we het alleen af, of hebben we hulp nodig? Hoelang zal het duren? Hoeveel zal het kosten? Dit soort vragen wordt ook gesteld bij de start van elk project en de antwoorden erop zijn de bouwstenen van projectmanagement: omschrijven wat we willen doen en het naar ons beste vermogen uitwerken.
Gestructureerd projectmanagement betekent het project op een logische managen, op een georganiseerde manier, volgens van tevoren bepaalde stappen. Een gestructureerde projectmanagementmethode is de geschreven uitwerking van een dergelijke logische, georganiseerde benadering. PRINCE2 is een gestructureerde projectmanagementmethode.
Dit is in een notedop waar gestructureerd projectmanagement, en dus PRINCE2, over gaat. Laten we het nu hebben over enkele bijzonderheden van de PRINCE2-methode.
Wat door PRINCE2 wordt gedekt
Volgens PRINCE2 moet een project de volgende elementen hebben:
- Een georganiseerde en beheerste start, anders gezegd: organiseer en plan de dingen fatsoenlijk voor je de sprong maakt.
- Een georganiseerd en beheerst middendeel, ofwel, zorg ervoor dat als het project eenmaal van start is gegaan, het ook georganiseerd en beheerst blijft verlopen.
- Een georganiseerd en beheerst einde, ofwel, werk alle losse eindjes weg nadat je hebt gekregen wat je wilde en het project dus is afgesloten.
Om te beschrijven wat er binnen het project op welk moment moet gebeuren, heeft PRINCE2 een hele serie processen die alle activiteiten die er bij een project nodig zijn beschreven. Van het allereerste begin tot de afsluiting van het project.
Een project organiseren en beheersen betekent dat we iemand nodig hebben die daar daadwerkelijk voor verantwoordelijk is – deze persoon noemen we de Projectmanager. De Projectmanager kiest degenen uit die aan het project zullen werken, en hij of zij is ervoor verantwoordelijk dat het werk op de juiste manier en op tijd wordt gedaan. De Projectmanager stelt de Projectplannen op die beschrijven wat het projectteam in feite zal gaan doen en die aangeven wanneer zij daar naar verwachting mee klaar zullen zijn.
Degene die het project betaalt, wordt de klant of de opdrachtgever (Executive) genoemd. Degene die de resultaten of het eindresultaat van het project gaat gebruiken, of die beinvloed wordt door het resultaat van een project zal ondervinden, heet de gebruiker (User). Bij bepaalde projecten zijn de klant en de gebruiker dezelfde persoon. Degene die de deskundigheid levert om het feitelijke werk aan het project te doen (die het resultaat dus zal ontwerpen en bouwen) heet de leverancier (Supplier) of de specialist. Al deze mensen moeten worden georganiseerd en gecoördineerd om ervoor te zorgen dat het project het vereiste resultaat oplevert binnen het gestelde budget, op tijd en met de juiste kwaliteit.
Elk PRINCE2-project heeft een Stuurgroep (Project Board) die bestaat uit de klant (of opdrachtgever), iemand die de gebruikerskant kan vertegenwoordigen en iemand die de inbreng van de leverancier of de specialist kan vertegenwoordigen. Bij PRINCE2 heten deze mensen de klant (of opdrachtgever), de Seniorgebruiker en de Seniorleverancier. De Projectmanager brengt regelmatig verslag uit aan de Stuurgroep, waarin hij of zij hen op de hoogte houdt van de voortgang en wijst op problemen die eraan dreigen te komen. De Stuurgroep is ervoor verantwoordelijk om voor de Projectmanager de noodzakelijke beslissingen te nemen zodat het project door kan gaan en de problemen worden opgelost.
Het geven van een onafhankelijk oordeel over de vraag hoe het project vordert, is de taak van Projectborging (Project Assurance). Bij PRINCE2 zijn er drie invalshoeken voor de borging: de zakelijke kant, de gebruiker en de specialist. Elke invalshoek staat voor de belangen van de drie leden van de Stuurgroep. Borging houdt in het controleren of het project nog steeds levensvatbaar is in termen van kosten en toegevoegde waarde (zakelijke borging), of er nog steeds wordt voldaan aan de behoefte van de gebruikers (gebruikersborging), en of het project een geschikte oplossing biedt (de specialistische of technische borging). Bij bepaalde projecten wordt de borging gedaan door een apart Projectborgingsteam, maar leden van de Stuurgroep kunnen de borging ook zelf uitvoeren.
Bij de meeste projecten komt veel administratief werk kijken: iedereen op de hoogte houden, vergaderingen organiseren, plannen actueel houden, dingen najagen, dossiers bijhouden, etc. Projectmanagers doen al dit werk vaak zelf, zeker bij kleinere projecten. Maar als er een aantal projecten tegelijk worden uitgevoerd, kan men een Projectbureau (opzetten dat de Projectmanagers bij dit werk ondersteunt.
De PRINCE2-methode behandelt verder hoe je risico's en kwaliteit moet managen, en hoe je wijzigingen in het project beheerst. Risicomanagement gaat over het uitwerken van de vraag wat er verkeerd zou kunnen lopen en de acties plannen die je moet ondernemen als dat daadwerkelijk gebeurt. Kwaliteitsmanagement gaat over het controleren van de kwaliteit van het werk dat in het project wordt gedaan – danwel door producten te testen, danwel door het werk op een andere manier te reviewen. In de loop van het project zijn er altijd veel wijzigingen; mensen veranderen van mening, of er gebeuren andere dingen die invloed hebben op wat er in het project gebeurt. PRINCE2 heeft een techniek om de wijze waarop die veranderingen invloed op het project uitoefenen, te beheersen en zo te voorkomen dat het project door alle wijzigingen de verkeerde kant opgaat.
PRINCE2 is dus een methode om projecten te managen. Het helpt je om uit te werken wie erbij betrokken moeten worden en waar zij voor verantwoordelijk zullen zijn. De methode geeft je een set processen die je af kunt werken en hij legt uit welke informatie je gaandeweg het project dient te verzamelen. Maar PRINCE2 doet het werk niet voor je en de methode kan je niet garanderen dat jouw projecten succesvol zullen zijn. Goede projecten die kwaliteit opleveren, die op tijd zijn en binnen het budget blijven, zijn afhankelijk van de kwaliteit van de mensen die er van hoog tot laag bij betrokken zijn, van de Stuurgroep tot en met de individuele teamleden.